- Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.
(Theo khoản 3, điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 “Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch")
- Thủ tục xin cấp Giấy đủ điều kiện kết hôn: để kết hôn tại cơ quan hành chính của Nhật (nếu phía Nhật yêu cầu) hoặc bổ sung hồ sơ xin trợ cấp thuê nhà/trợ cấp nuôi con tại Nhật.
- Thủ tục xin cấp Xác nhận tình trạng hôn nhân: để làm thủ tục kết hôn tại Việt Nam hoặc mục đích khác.
- Trường hợp đã đăng ký kết hôn tại Cơ quan hành chính của Nhật thì làm thủ tục Ghi chú kết hôn.
- Trường hợp đã ly hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Nhật thì làm thủ tục Ghi chú ly hôn
- Trường hợp cần bổ sung hồ sơ qua email khi nhận được điện thoại từ Đại sứ quán, công dân gửi vào email sau: vnconsular@vnembassy.jp
I. THỦ TỤC SỐ 8: THỦ TỤC ĐĂNG KÝ KẾT HÔN - 婚姻証明書
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Tờ khai:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/1Tt7Xg9yV4PhzSV46
+ Khai đầy đủ các mục theo hướng dẫn và in tờ khai từ email đã đăng ký.
3/ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: do UBND xã, phường ở Việt Nam cấp; hoặc ĐSQ, TLSQ Việt Nam ở nước thứ 3 nơi công dân cư trú trước khi tới Nhật Bản cấp. mục đích dùng để kết hôn với …; giá trị trong vòng 06 tháng kể từ ngày cấp, bản gốc, dấu đỏ.
Xem thủ tục ủy quyền để ủy quyền cho người thân ở Việt Nam xin tại UBND xã/phường. Mẫu Giấy ủy quyền tham khảo tại đây (tải tại đây)
4/ Giấy xác nhận chưa thụ lý đăng ký kết hôn của Shiyakuso/Kuyakusho các nơi cư trú cho đến ngày nộp hồ sơ (結婚届受理していない証明書) (xem mẫu)
* Công dân nộp kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Việt các Giấy xác nhận chưa thụ lý đăng ký kết hôn (Công dân thành thạo tiếng Nhật có thể tự dịch, tham khảo bản dịch sau link và làm thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan đại diện)
* Công dân điện thoại đến các Shiyakusho nơi mình đang và đã từng cư trú, đề nghị xác nhận cho toàn bộ thời gian cư trú tại Nhật Bản đến hiện tại. Các Shiyakuso sẽ hướng dẫn cách thức thực hiện cụ thể. (tham khảo hướng dẫn cách xin trên website của thành phố Osaka: 大阪市:独身証明書の交付請求 - (...> 戸籍に関すること > 戸籍証明の交付請求に関すること) (osaka.lg.jp)
* Trường hợp không xin được xác nhận của Shi/Ku cần chứng minh lý do không xin được (ví dụ văn bản trả lời của Shi/Ku về việc không cấp...).
ĐSQ không tiếp nhận hồ sơ không đầy đủ loại giấy tờ này.
5/ Giấy xác nhận cư trú (Juminho bản chính); Copy thẻ cư trú 2 mặt;
6/ Giấy khám sức khỏe (tham khảo mẫu)
7/ Copy Hộ chiếu trang 2 và 3 của hai vợ chồng
* Thủ tục đăng ký kết hôn cấp cho công dân đang học tập và làm việc ở Nhật Bản.
* Công dân sang Nhật Bản theo diện visa du lịch, ngắn hạn không được cấp Đăng ký kết hôn.
* Trường hợp tái hôn hoặc người kia đã chết, thì cần nộp bản chụp copy kèm xuất trình bản chính trích lục bản án/quyết định của Tòa án về việc ly hôn hoặc bản sao giấy chứng tử của người chồng/vợ đã chết.
II. THỦ TỤC SỐ 9: CẤP GIẤY ĐỦ ĐIỀU KIỆN KẾT HÔN - 婚姻要件具備証明書
(mục đích sử dụng tại Nhật Bản)
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây)
2/ Tờ khai:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/VqcF9xhGaWjmC8AeA
+ Khai đầy đủ các mục theo hướng dẫn và in tờ khai từ email đã đăng ký.
3/ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân giai đoạn trước khi xuất cảnh sang Nhật: Do UBND xã, phường ở Việt Nam cấp; hoặc ĐSQ, TLSQ Việt Nam ở nước thứ 3 nơi công dân cư trú trước khi tới Nhật Bản cấp. Mục đích dùng để kết hôn với …; giá trị trong vòng 06 tháng kể từ ngày cấp, bản gốc, dấu đỏ.
Xem thủ tục ủy quyền (Thủ tục số 14) để ủy quyền cho người thân ở Việt Nam xin tại UBND xã/phường. Mẫu Giấy ủy quyền tham khảo tại đây (tải tại đây)
4/ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (độc thân) sau khi sang Nhật tới nay: Do cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại khu vực lãnh sự nơi đã từng cư trú trước đây cấp. Có thể xin giấy chưa thụ lý đăng ký kết hôn của Shiyakuso/Kuyakusho các nơi cư trú cho đến ngày nộp hồ sơ (結婚届受理していない証明書) (xem mẫu)
*Công dân nộp kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Việt các Giấy xác nhận chưa thụ lý đăng ký kết hôn (Công dân thành thạo tiếng Nhật có thể tự dịch, tham khảo bản dịch sau link và làm thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan đại diện)
5/ Giấy xác nhận cư trú (Juminho, bản chính); Copy thẻ cư trú 2 mặt;
6/ Copy Hộ chiếu trang 2 và 3
Letterpack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình, clear holder (クリアホルダー).
III. THỦ TỤC SỐ 10: CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN TRONG THỜI GIAN CƯ TRÚ TẠI NHẬT BẢN - 婚姻状況確認書
(mục đích sử dụng tại Việt Nam)
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Tờ khai:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/UczNjKoLbxt7U3Kv7
+ Khai đầy đủ các mục theo hướng dẫn và in tờ khai từ email đã đăng ký.
3/ Giấy xác nhận chưa thụ lý đăng ký kết hôn của Shiyakuso/Kuyakusho các nơi cư trú cho đến ngày nộp hồ sơ (結婚届受理していない証明書) (xem mẫu)
* Công dân nộp kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Việt các Giấy xác nhận chưa thụ lý đăng ký kết hôn (Công dân thành thạo tiếng Nhật có thể tự dịch, tham khảo bản dịch sau link và làm thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan đại diện)
* Trường hợp không xin được xác nhận của Shi/Ku cần chứng minh lý do không xin được (ví dụ văn bản trả lời của Shi/Ku về việc không cấp...).
* Trường hợp đã ly hôn thì gửi kèm theo bản copy quyết định của Tòa án hoặc của Shiyakusho; phải làm thủ tục Trích lục ghi chú ly hôn (Thủ tục số 9), phải có Giấy xác nhận chưa thụ lý đăng ký kết hôn của Shiyakuso/Kuyakusho từ khi đã ly hôn đến nay
4/ Giấy xác nhận cư trú (Juminho, bản chính)
5/ Copy hộ chiếu trang 2 và 3.
IV. THỦ TỤC SỐ 11: CẤP TRÍCH LỤC GHI CHÚ KẾT HÔN - 婚姻本籍帳記載抄録証明書
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Tờ khai:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/1Tt7Xg9yV4PhzSV46
+ Khai đầy đủ các mục theo hướng dẫn và in tờ khai từ email đã đăng ký.
3/ Giấy thụ lý kết hôn do Shiyakuso cấp (結婚届受理証明書)
Công dân nộp kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Việt giấy thụ lý kết hôn của Shiyakuso (Công dân thành thạo tiếng Nhật có thể tự dịch, tham khảo bản dịch sau link và làm thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan đại diện)
4/ Giấy xác nhận cư trú (Juminhyo) của 2 người; Copy thẻ cư trú 2 mặt;
5/ Copy Hộ chiếu trang 2 và 3
*Lưu ý:Các trường hợp làm thủ tục kết hôn vắng mặt tại Shiyakusho (một người ở Nhật, một người ở Việt Nam); hoặc công dân Việt Nam sang Nhật Bản với visa ngắn hạn thì công dân hoàn thiện thủ tục trích lục ghi chú kết hôn tại Việt Nam. Đại sứ quán không thụ lý hồ sơ trong trường hợp này.
V. THỦ TỤC SỐ 12: CẤP TRÍCH LỤC GHI CHÚ LY HÔN - 離婚本籍帳記載抄録証明書
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Tờ khai:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/t5wcKnXDheBzYrMSA
+ Khai đầy đủ các mục theo hướng dẫn và in tờ khai từ email đã đăng ký.
3/ Giấy thụ lý ly hôn do Tòa án hoặc Shiyakuso cấp
* Công dân nộp kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Việt giấy thụ lý ly hôn của Shiyakuso hoặc Quyết định của Tòa án để đối chiếu hồ sơ
(Công dân thành thạo tiếng Nhật có thể tự dịch, tham khảo bản dịch Giấy thụ lý ly hôn hoặc Quyết định của toà án và làm thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan đại diện)
4/ Giấy xác nhận cư trú (Juminho)
5/ Copy Hộ chiếu của 2 vợ chồng (nếu không có copy hộ chiếu của người đã ly hôn thì hồ sơ cũng được chấp nhận).
MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG VỀ ĐĂNG KÝ KHAI SINH VÀ TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH
Điều kiện để trẻ em mới sinh được đăng ký quốc tịch Việt Nam:
- Có cha và mẹ đều là công dân Việt Nam;
- Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người không quốc tịch;
- Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam; người kia có quốc tịch nước ngoài và cả cha,
mẹ có văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con khi đăng ký khai sinh
- Mẹ đơn thân, là công dân Việt Nam;
- Tài liệu tiếng Nhật trong hồ sơ cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.
Về việc đặt tên cho con:
Theo quy định của pháp luật Việt Nam tên người Việt Nam cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Tên (bao gồm họ, chữ đệm, tên) không đặt quá dài;
- Họ (là từ đầu tiên): phải theo họ của cha, hoặc mẹ (theo thỏa thuận của cha mẹ, có thể lấy họ nước ngoài trong trường hợp con lai); phải theo họ mẹ trong trường hợp mẹ đơn thân.
- Chữ đệm (ở giữa, có hoặc không có): bắt buộc phải bằng tiếng Việt
- Tên (là từ cuối cùng): bắt buộc phải bằng tiếng Việt.
Ví dụ:
1. Watanabe Linh (sai: Linh Watanabe)
2. Nguyễn Ai Cô (sai: Nguyễn Aiko)
*Lưu ý:
- Đối với thủ tục đăng ký khai sinh/ trích lục khai sinh, người yêu cầu đăng ký khai sinh/trích lục khai sinh phải có mặt tại Cơ quan đại diện để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả (theo quy định tại khỏa 6, điều 4 Thông tư số 07/2023/TT-BNG, xem tại link sau: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Quyen-dan-su/Thong-tu-07-2023-TT-BNG-...)
- Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.
(Theo khoản 3, điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 “Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch")
I. THỦ TỤC SỐ 1: ĐĂNG KÝ KHAI SINH
(Trường hợp chưa đăng ký khai sinh tại cơ quan hộ tịch của Nhật Bản)
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Tờ khai:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/duv2rupN1UZf56yC7
+ Khai đầy đủ các mục theo hướng dẫn và in tờ khai từ email đã đăng ký
3/ Giấy chứng sinh gốc có dấu đỏ (出生証明書). Công dân nộp kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Việt bản Giấy chứng sinh (Công dân thành thạo tiếng Nhật có thể tự dịch, tham khảo bản dịch sau link và làm thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan đại diện)
4/ Copy Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Trích lục ghi chú Kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (trong trường hợp Đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài)
5/ Bản gốc Jyuminhyou của cha mẹ
6/ Copy thẻ cư trú của cha mẹ (mang theo thẻ gốc để đối chiếu); Copy Hộ chiếu trang 2 và trang 3 của cha, mẹ.
* Trường hợp có cha hoặc mẹ là công dân nước ngoài (Nhật Bản hoặc quốc tịch khác), cha mẹ làm Thỏa thuận đồng ý lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con (tải tại đây) và đến ký trước mặt cán bộ lãnh sự của Đại sứ quán.
Trường hợp cha hoặc mẹ (một trong hai người) không trực tiếp đến Đại sứ quán thì cha mẹ đến ký tại Phòng công chứng của Nhật Bản (Koso Yakuba) và một người đến làm trực tiếp. Lưu ý phải có chứng sinh gốc của cơ sở y tế nơi sinh.
II. THỦ TỤC SỐ 2: CẤP TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH
(Trường hợp đã đăng ký khai sinh tại cơ quan hộ tịch của Nhật Bản)
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây)
2/ Tờ khai:
+ Truy cập đường link sau:https://forms.gle/c6gQjyDH3aPb33pHA
+ Khai đầy đủ các mục theo hướng dẫn và in tờ khai từ email đã đăng ký
3/ Thụ lý khai sinh do Shiyakuso cấp (bản chính). Công dân nộp kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Việt bản Giấy thụ lý khai sinh (Công dân thành thạo tiếng Nhật có thể tự dịch, tham khảo bản dịch sau link và làm thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan đại diện)
4/ Copy Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Trích lục ghi chú Kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (trong trường hợp Đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài)
5/ Bản gốc Jyuminhyou của cha mẹ, copy thẻ cư trú (zairyu card) của cha mẹ
6/ Copy Hộ chiếu của cha, mẹ trang 2 và 3
* Trường hợp có cha hoặc mẹ là công dân nước ngoài (Nhật Bản hoặc quốc tịch khác), cha mẹ làm Thỏa thuận đồng ý lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con (tải tại đây).
Trường hợp cha hoặc mẹ (một trong hai người) không trực tiếp đến Đại sứ quán thì cha mẹ đến ký tại Phòng công chứng của Nhật Bản (Koso Yakuba) và một người đến làm trực tiếp. Lưu ý phải có chứng sinh gốc của cơ sở y tế nơi sinh.
III. THỦ TỤC SỐ 2-2 CẤP BẢN SAO GIẤY KHAI SINH/ BẢN SAO TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Tờ khai (tải tại đây);
3/ Bản copy Khai sinh/Trích lục ghi chú khai sinh.
THỦ TỤC LIÊN QUAN ĐẾN HỘ CHIẾU PHỔ THÔNG
* Tất cả các trường hợp cấp đổi, gia hạn hộ chiếu, bị mất hộ chiếu, hộ chiếu quá hạn... công dân làm thủ tục trực tiếp tại Đại sứ quán.
* Hiện nay các cơ quan đại diện của Việt Nam tại Nhật Bản chưa cấp hộ chiếu gắn chip điện tử.
I. THỦ TỤC SỐ 3: CẤP ĐỔI HỘ CHIẾU, CẤP HỘ CHIẾU LẦN ĐẦU
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/Tờ khai:
- Đối với người chưa đủ 14 tuổi:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/nbLUY3uCuSdEziKQ7
+ Khai thông tin theo hướng dẫn, in và ký tờ khai đã được gửi tới email của anh/chị.
- Đối với người từ 14 tuổi trở lên:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/b71Fi7jKGRVZfMPB7
+ Khai thông tin theo hướng dẫn, in và ký tờ khai đã được gửi tới email của anh/chị.
- 02 ảnh màu, phông nền trắng, cỡ 3.5cm x 4.5cm, hoặc 4cm x 6 cm; ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt. Không sử dụng ảnh nền xanh hoặc ảnh đen trắng.
3/ Bản gốc Jyuminhyo và copy thẻ cư trú (Zairyu card).
4/ Hộ chiếu bản gốc và bản photocopy trang 2,3;
- Trường hợp hộ chiếu quá thời hạn cấp đổi, cần nộp copy CMND / CCCD;
- Trường hợp có sự thay đổi thông tin về thân nhân so với thông tin trong hộ chiếu đã cấp lần gần nhất, nộp bản chụp CMND / CCCD hoặc giấy tờ khác có liên quan do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp;
- Trường hợp chưa đủ 14 tuổi, nộp bản sao / bản chụp (có bản chính để đối chiếu) của Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh.
- Đối với trẻ mới sinh tại Nhật Bản, để cấp hộ chiếu lần đầu, Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh phải do cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật Bản cấp.
II. THỦ TỤC SỐ 4: CẤP ĐỔI HỘ CHIẾU BỊ MẤT
Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Tờ khai
- Đối với người chưa đủ 14 tuổi:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/nbLUY3uCuSdEziKQ7
+ Khai thông tin theo hướng dẫn, in và ký tờ khai đã được gửi tới email của anh/chị.
- Đối với người từ 14 tuổi trở lên:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/b71Fi7jKGRVZfMPB7
+ Khai thông tin theo hướng dẫn, in và ký tờ khai đã được gửi tới email của anh/chị.
- 02 ảnh màu, phông nền trắng, cỡ 3.5cm x 4.5cm, hoặc 4cm x 6 cm; ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt. Không sử dụng ảnh nền xanh hoặc ảnh đen trắng.
3/ Bản gốc dấu đỏ Giấy xác nhận nhân sự (nhờ người nhà ở Việt Nam xin xác nhận do Công an phường/xã tại nơi đăng ký hộ khẩu thường trú ở Việt Nam cấp)
* Tờ khai Đề nghị xác nhận nhân thân cho công dân Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cấp Hộ chiếu (tải tại đây)
4/ Copy hộ chiếu bị mất (trang 2,3)
5/ Giấy báo cảnh sát (công dân copy lại để sử dụng khi cần thiết)
6/ Bản gốc Juminhyo, copy thẻ cư trú
7/ Lý lịch tự khai (mẫu tải tại đây)
8/ Giấy chứng nhận đang làm việc do Công ty cấp hoặc Giấy chứng nhận đang theo học do nhà trường cấp (đối với những người có visa học tập, thực tập sinh, kỹ sư...)
* Trường hợp cư trú bất hợp pháp cần có giấy đã trình diện do Nyukan cấp
9/ Chứng minh thư hoặc Căn cước công dân (Xuất trình bản gốc và nộp bản copy)
III. THỦ TỤC SỐ 5: CẤP ĐỔI HỘ CHIẾU BỊ HỎNG
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Tờ khai
- Đối với người chưa đủ 14 tuổi:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/nbLUY3uCuSdEziKQ7
+ Khai thông tin theo hướng dẫn, in và ký tờ khai đã được gửi tới email của anh/chị.
- Đối với người từ 14 tuổi trở lên:
+ Truy cập đường link sau: https://forms.gle/b71Fi7jKGRVZfMPB7
+ Khai thông tin theo hướng dẫn, in và ký tờ khai đã được gửi tới email của anh/chị.
- 02 ảnh màu, phông nền trắng, cỡ 3.5cm x 4.5cm, hoặc 4cm x 6 cm; ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt. Không sử dụng ảnh nền xanh hoặc ảnh đen trắng.
3/ Bản gốc Juminhyo, copy thẻ cư trú 2 mặt;
4/ Copy Chứng minh thư/Căn cước công dân/hộ khẩu thường trú tại Việt Nam;
5/ Hộ chiếu gốc bị hỏng và copy.
THỦ TỤC SỐ 21: XÁC NHẬN BẰNG LÁI XE
Công dân cư trú tại tất cả các địa phương của Nhật Bản có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện tới Đại sứ quán.
Hồ sơ gửi đến ĐSQ bằng Genkin Kakitome cỡ A4 (là loại thư bảo đảm có tiền mặt). Hồ sơ gồm các giấy tờ như hướng dẫn và Letterpack ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc. Công dân lưu lại số tracking number để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.
Hồ sơ thiếu cần gửi bổ sung thì ghi rõ ngoài bì thư họ và tên và số xử lý hồ sơ để Đại sứ quán tìm và ghép hồ sơ. Ví dụ: "Nguyễn Văn A bổ sung hồ sơ số...."
Bộ hồ sơ gửi đến Đại sứ quán gồm xin xác nhận bằng thật và dịch sang tiếng Nhật. Công dân làm hồ sơ xác nhận và dịch tại Đại sứ quán không cần làm thủ tục dịch bằng lái tại JAF nữa.
Địa chỉ liên hệ: vnconsular@vnembassy.jp, điện thoại: 03-3466-3311. Trường hợp GẤP, công dân gọi vào số điện thoại 080-3609-5011.
Địa chỉ gửi hồ sơ qua bưu điện:
₸151-0062
東京都渋谷区元代々木町50-11
ベトナム大使館様
(Hồ sơ Giấy phép lái xe)
₸151-0062
Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11
Embassy of Viet Nam
(Hồ sơ Giấy phép lái xe)
Hồ sơ gồm:
-Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây)
-Giấy phép lái xe (copy 2 mặt GPLX, không gửi bằng gốc)
-In trang cuối cùng kết quả tra cứu thông tin GPLX từ website: https://gplx.gov.vn/default.aspx